Inleiding

Deze pagina is bedoeld om je te helpen begrijpen waarom en hoe wij persoonsgegevens gebruiken.

Met persoonsgegevens bedoelen we informatie die betrekking heeft op een levende persoon en die deze persoon kan identificeren of met wie deze informatie in verband kan worden gebracht.

Uniplaces biedt een online boekingsdienst voor huisvesting, exclusief voor universitaire studenten, waarmee zij kunnen zoeken in duizenden accommodaties over de hele wereld.

Om dit mogelijk te maken, onderhouden wij relaties met huurders, verhuurders, partners (doorverwijzers en/of partnerorganisaties) en onze leveranciers. We verwerken verschillende soorten persoonsgegevens voor elk van deze categorieën en doen dit met verschillende doeleinden.

1. Wie beheert Uniplaces en hoe kan ik contact met hen opnemen?

De verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens is Uniplaces Limited, een bedrijf met hoofdkantoren in Londen en Lissabon.

Wij zijn een besloten vennootschap, geregistreerd in Engeland onder het nummer 8674633 en ons geregistreerde adres is Uniplaces Limited, 107-111 Fleet Street, London, EC4A 2AB, Verenigd Koninkrijk.

Als je vragen of zorgen hebt over de informatie op deze pagina, of over wat wij doen met persoonsgegevens, kun je een e-mail sturen naar dataprotection@uniplaces.com, of een brief sturen naar bovenstaand adres, ter attentie van de Chief Financial Officer.

2. Hoe gebruikt Uniplaces mijn persoonsgegevens als huurder?

Samengevat gebruiken we persoonsgegevens van huurders om:

• Het voor potentiële huurders gemakkelijk te maken om bij terugkerende bezoeken flats te zoeken die aan hun criteria voldoen.
• De verhuurder te voorzien van informatie over een potentiële huurder om hem te helpen bepalen of de huurder in aanmerking komt om het pand te huren.
• Beheersinformatie te verstrekken aan partners van Uniplaces (bijv. partneruniversiteiten of werkgevers).
• Ervoor te zorgen dat de potentiële huurder alleen woningen krijgt aangeboden die aan hun toegankelijkheidseisen voldoen.
• Betalingen van de huurder te verwerken.
• Opvolging te geven aan boekingen die niet kunnen doorgaan, bijv. omdat de verhuurder de aanvraag afwijst of er een beschikbaarheidsprobleem is.
• Marketing naar je te sturen.
• Ons bedrijf te runnen.

2.1 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om potentiële huurders gemakkelijk naar accommodaties te laten zoeken?

Wanneer je je Uniplaces-account gebruikt om accommodatie te boeken, geef je ons je gewenste locatie, de data waarop je in de accommodatie wilt verblijven en je prijsklasse door. Uniplaces bewaart deze informatie en kan je vervolgens woningen voorstellen die naar verwachting aan jouw criteria voldoen.

2.1.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden ze verkregen?

We verkrijgen je voorkeurslocatie(s), budget en gewenste data wanneer je je voor het eerst aanmeldt voor de dienst en/of wanneer je je zoekcriteria wijzigt.

2.1.2 Wat is onze rechtsgrondslag?

Onze rechtsgrondslag voor het bewaren van deze informatie is ons gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat je gemakkelijk je zoekopdracht kunt herhalen.

2.1.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

We delen deze gegevens niet met anderen voor dit doel, behalve met onze leveranciers wanneer dat nodig is voor het leveren van hun diensten aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

2.2 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om te controleren of de huurder in aanmerking komt om een woning te huren?

Verhuurders die hun woning willen verhuren, hanteren hun eigen, discretionaire criteria voor geschiktheid van huurders.

2.2.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden ze verkregen?

Wanneer je een boekingsverzoek indient, vragen we om een biografie, je nationaliteit, leeftijd, beroep en geslacht.

2.2.2 Wat is onze rechtsgrondslag?

Onze rechtsgrondslag is dat dit proces een noodzakelijke voorbereidende stap is voor de verhuurder om een huurovereenkomst met jou aan te gaan.

Zonder deze informatie kan de verhuurder mogelijk niet overwegen om een huurovereenkomst met jou aan te gaan.

2.2.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

Deze informatie wordt gedeeld met de betreffende verhuurder zodat hij of zij kan bepalen of je voldoet aan hun huurdercriteria.

We kunnen deze gegevens ook delen met onze leveranciers wanneer dat nodig is voor het leveren van hun diensten aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

2.3 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om beheersinformatie te verstrekken aan haar partners?

Ons partnerprogramma stelt onze partners in staat om potentiële huurders door te verwijzen naar Uniplaces en mogelijk een commissie te ontvangen voor elke huurder die via hen een boeking maakt. Daarom verstrekken wij hen informatie over het aantal doorverwezen personen dat daadwerkelijk een boeking heeft gemaakt bij Uniplaces.

2.3.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden ze verkregen?

Wanneer je je boeking maakt, vragen we naar je werkplek en/of studieplaats.

2.3.2 Wat is onze rechtsgrondslag?

Onze rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang om onze partners nauwkeurige informatie te verstrekken ter ondersteuning van de aan hen verschuldigde commissiebetaling.

2.3.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

Jouw persoonsgegevens worden niet gedeeld met partners, maar geaggregeerde gegevens (bijv. het aantal studenten) die jou niet identificeren wel.

We kunnen deze gegevens ook delen met onze leveranciers wanneer dat nodig is voor het leveren van hun diensten aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

2.4 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de huurder alleen woningen krijgt aangeboden die aan hun toegankelijkheidsbehoeften voldoen?

We begrijpen dat sommige huurders bepaalde toegankelijkheidsvereisten hebben. Indien verstrekt, gebruiken we deze gegevens om je te helpen een geschikte woning te vinden.

2.4.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden ze verkregen?

Op het moment van boeken vragen we je om informatie te geven over eventuele toegankelijkheidsbehoeften die je hebt.

2.4.2 Wat is onze rechtsgrondslag?

Onze rechtsgrondslag is dat dit een noodzakelijke voorbereidende stap is om een overeenkomst met de betreffende verhuurder aan te gaan.

Zonder deze informatie kan de verhuurder niet bevestigen of de woning aan je behoeften voldoet.

Voor zover deze gegevens een bijzondere categorie van persoonsgegevens vormen (bijv. omdat ze een medische aandoening kunnen impliceren), baseren we ons op expliciete toestemming.

2.4.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

Deze informatie wordt gedeeld met de betreffende verhuurder zodat hij of zij kan bevestigen of de woning aan je behoeften voldoet.

We kunnen deze gegevens ook delen met onze leveranciers wanneer dat nodig is voor het leveren van hun diensten aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

2.5 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om betalingen van de huurder te verwerken?

2.5.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden ze verkregen?

Wanneer je een boeking bij ons afrondt, verzamelen we betalingsgegevens, waaronder naam, factuuradres, creditcardnummer, vervaldatum van de kaart en het verificatienummer van de kaart.

Uniplaces zelf heeft geen toegang tot deze gegevens, aangezien ze direct worden doorgestuurd naar onze betalingsprovider.

2.5.2 Wat is onze rechtsgrondslag?

Onze rechtsgrondslag is dat deze verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en de verhuurder. Zonder deze informatie is het niet mogelijk om je boeking af te ronden.

2.5.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

Deze gegevens worden rechtstreeks verzonden naar onze betalingsverwerker (bijv. PayPal of Stripe) om ervoor te zorgen dat het geld van jouw rekening wordt afgeschreven en gestort op onze rekening en vervolgens op die van de verhuurder.

2.6 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om opvolging te geven aan boekingen die niet zijn doorgegaan?

Als je boeking niet doorgaat, bijvoorbeeld omdat de verhuurder geen beschikbaarheid meer heeft, kunnen we contact met je opnemen om je te helpen een alternatief te vinden.

2.6.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden ze verkregen?

Als we contact met je opnemen, kunnen we je naam, telefoonnummer, e-mailadres, locatie, budget, voorkeursdata, geboortedatum, beroep, geslacht, nationaliteit, werk- en/of studieplaats, biografie en toegankelijkheidsbehoeften gebruiken, indien van toepassing.

Al deze informatie is afkomstig van je oorspronkelijke boekingsverzoek.

2.6.2 Wat is onze rechtsgrondslag?

Onze rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat huurders een alternatieve woning kunnen vinden als een boeking niet doorgaat.

2.6.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

We delen deze gegevens niet voor dit doel, behalve met onze leveranciers wanneer dat nodig is voor het leveren van hun diensten aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

2.7 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens voor marketingdoeleinden?

Zie de sectie "Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens voor marketingdoeleinden" hieronder.

2.8 Hoe gebruikt Uniplaces anderszins persoonsgegevens bij het runnen van haar bedrijf?

Zie de sectie "Hoe gebruikt Uniplaces anderszins persoonsgegevens bij het runnen van haar bedrijf" hieronder.

3. Hoe gebruikt Uniplaces mijn persoonsgegevens als verhuurder?

Samengevat gebruiken wij persoonsgegevens met betrekking tot verhuurders:

• Om betalingen aan verhuurders te verwerken.
• Om boekingen te beheren, inclusief het vullen van de advertentie voor de kamer van de verhuurder, het vermelden wanneer deze beschikbaar is, het verwerken van boekingen, enz.
• om de juistheid van de door de verhuurder verstrekte informatie te verifiëren.
• Om marketing naar u te sturen.
• Om haar bedrijfsvoering uit te voeren.

U kunt meer informatie vinden over hoe wij dit doen door op de relevante kop hieronder te klikken.

3.1 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om betalingen aan verhuurders te verwerken?

Wanneer een huurder ons betaalt voor een boeking, betalen wij de verhuurder het verschuldigde bedrag, minus onze kosten, via bankoverschrijving.

3.1.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden deze verkregen?

Wij gebruiken de bankgegevens en factuuradres die zijn verstrekt toen u zich aanmeldde bij Uniplaces als verhuurder.

3.1.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is dat deze verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u. Zonder deze informatie zouden wij u niet kunnen betalen.

3.1.3 Met wie delen wij persoonsgegevens voor dit doel?

Wij delen deze informatie met onze bank om de aan u verschuldigde bedragen te verwerken.

Wij kunnen deze gegevens ook delen met onze leveranciers indien nodig voor het leveren van hun dienst aan ons (zie de sectie “Met wie we persoonsgegevens delen” hieronder).

3.2 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om boekingen te beheren?

3.2.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden deze verkregen?

Wij gebruiken de gegevens die u heeft verstrekt bij het aanmaken van uw account en/of het toevoegen van een woningadvertentie, waaronder: naam, telefoonnummer, adres, kamer-/woningdetails, voorzieningen, huisregels, geslacht, leeftijd, gezinsleden, huisdiergegevens, of u een woonverhuurder bent, voorkeuren van huurders, beschikbaarheid van de woning en alle afbeeldingen of vrije tekst die door u zijn verstrekt.

3.2.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is dat deze verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u. Zonder deze informatie zouden wij uw woningadvertentie niet kunnen publiceren.

3.2.3 Met wie delen wij persoonsgegevens voor dit doel?

Wij delen deze gegevens niet voor dit doel, behalve met onze leveranciers indien nodig om hun dienst aan ons te kunnen leveren (zie de sectie “Met wie we persoonsgegevens delen” hieronder).

3.3 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om de juistheid van de door de verhuurder verstrekte informatie te verifiëren?

Wij kunnen, indien wij een bezoek regelen om foto's van uw woning te maken, persoonsgegevens verstrekken aan de fotograaf om de juistheid van uw advertentie te verifiëren.

3.3.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden deze verkregen?

Wij gebruiken de gegevens die u heeft verstrekt bij het aanmaken van uw account en/of het toevoegen van de betreffende woningadvertentie, waaronder: naam, telefoonnummer, adres, kamer-/woningdetails, voorzieningen, huisregels, geslacht, leeftijd, gezinsleden, huisdiergegevens, of u een woonverhuurder bent, voorkeuren van huurders, beschikbaarheid van de woning en alle afbeeldingen of vrije tekst die door u zijn verstrekt.

3.3.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om te verifiëren dat de advertenties die op Uniplaces worden weergegeven, juist zijn.

3.3.3 Met wie delen wij persoonsgegevens voor dit doel?

Wij delen deze gegevens met de fotograaf die uw woning bezoekt.

3.4 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens voor marketing?

Zie de sectie “Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens voor marketing” hieronder.

3.5 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens anderszins voor de bedrijfsvoering?

Zie de sectie “Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens anderszins voor de bedrijfsvoering” hieronder.

4. Hoe gebruikt Uniplaces mijn persoonsgegevens als affiliate?

Wij gebruiken persoonsgegevens met betrekking tot affiliates:

• Om hun affiliate status te beheren.
• Om betalingen aan affiliates te verwerken.
• Om marketing naar u te sturen.
• Om haar bedrijfsvoering uit te voeren.

U kunt meer informatie vinden over hoe wij dit doen door op de relevante kop hieronder te klikken.

4.1 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om uw affiliate status te beheren?

Wanneer u zich aanmeldt als affiliate, gebruiken wij uw persoonsgegevens om uw affiliate status te beheren, inclusief het geven van toegang tot ons affiliate portaal en het volgen van de verwijzingen die u maakt.

4.1.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden deze verkregen?

Wij gebruiken de gegevens die u verstrekt bij uw aanmelding als affiliate, en sommige informatie die wij genereren met behulp van uw unieke trackingcodes, zoals het aantal potentiële huurders dat u heeft doorverwezen en hoeveel daarvan daadwerkelijk een boeking hebben gemaakt.

4.1.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is dat deze verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u. Zonder deze informatie zouden wij uw affiliate-relatie met ons niet kunnen beheren.

4.1.3 Met wie delen wij persoonsgegevens voor dit doel?

Wij delen deze gegevens niet voor dit doel, behalve met onze leveranciers indien nodig om hun dienst aan ons te kunnen leveren (zie de sectie “Met wie we persoonsgegevens delen” hieronder).

4.2 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om betalingen aan affiliates te verwerken?

Wanneer een huurder die u heeft doorverwezen een boeking maakt, kunnen wij een betaling aan u doen via bankoverschrijving.

4.2.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden deze verkregen?

Wij gebruiken de bankgegevens en het factuuradres die zijn verstrekt toen u zich aanmeldde als affiliate.

4.2.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is dat deze verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u. Zonder deze informatie zouden wij u niet kunnen betalen.

4.2.3 Met wie delen wij persoonsgegevens voor dit doel?

Wij delen deze informatie met onze bank om de aan u verschuldigde bedragen te verwerken.

Wij kunnen deze gegevens ook delen met onze leveranciers indien nodig voor het leveren van hun dienst aan ons (zie de sectie “Met wie we persoonsgegevens delen” hieronder).

4.3 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens voor marketing?

Zie de sectie “Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens voor marketing” hieronder.

4.4 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens anderszins voor de bedrijfsvoering?

Zie de sectie “Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens anderszins voor de bedrijfsvoering” hieronder.

5. Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens voor marketing?

Kort samengevat, ongeacht of u een verhuurder, huurder of affiliate bent, gebruiken wij persoonsgegevens:

• Om onze service te promoten aan huurders, verhuurders en affiliates via e-mail, inclusief het versturen van onze nieuwsbrieven.
• Om marketing af te stemmen op de waarschijnlijke interesses van de ontvanger.
• Om onze diensten aan huurders, verhuurders en affiliates telefonisch te promoten.
• Om gerichte display-advertenties te tonen aan specifieke demografische groepen op advertentieplatforms (bijv. Facebook, Google).
• Om display-advertenties op andere websites te richten op specifieke personen op basis van de pagina's van onze website die zij hebben bezocht (re-targeting).
• Om "look-a-like" doelgroepen te creëren op de advertentienetwerken die wij gebruiken.

U kunt meer lezen over hoe wij dit doen door op de relevante kop hieronder te klikken.

5.1 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om haar diensten via e-mail aan huurders, verhuurders en affiliates te promoten, inclusief het versturen van de nieuwsbrief?

5.1.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden deze verkregen?

Als u een huurder of verhuurder bent, gebruiken wij de naam en het e-mailadres die u bij aanmelding bij Uniplaces heeft opgegeven.

Als u een potentiële affiliate bent, gebruiken wij de naam en het e-mailadres die u heeft opgegeven bij het invullen van een aanvraagformulier.

5.1.2 Wat is onze rechtsgrond?

Als u huurder of verhuurder bent, is onze rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang bij het promoten van onze service.

We promoten alleen vergelijkbare diensten en bieden altijd de mogelijkheid om u af te melden op het moment dat wij uw e-mailadres verzamelen, en in elke e-mail die wij daarna versturen.

Als u een potentiële affiliate bent, baseren wij ons op uw toestemming.

5.1.3 Met wie delen wij persoonsgegevens voor dit doel?

Wij delen deze gegevens niet voor dit doel, behalve met onze leveranciers waar dit nodig is voor het leveren van hun diensten aan ons (zie de sectie “Met wie delen wij persoonsgegevens” hieronder).

5.2 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om marketing af te stemmen op de waarschijnlijke interesses van de ontvanger?

5.2.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden deze verkregen?

Wij kunnen alle informatie die wij over u hebben gebruiken voor dit doel, maar meestal richten wij onze marketing op basis van uw voorkeurslocatie (als huurder), de locatie van uw eigendommen (als verhuurder) of uw locatie (als affiliate).

5.2.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat onze marketing wordt gericht op die personen die het meest waarschijnlijk gebruik zullen maken van onze diensten, waardoor wij onze kosten per conversie verlagen.

5.2.3 Met wie delen wij persoonsgegevens voor dit doel?

Wij delen deze gegevens niet voor dit doel, behalve met onze leveranciers waar dit nodig is voor het leveren van hun diensten aan ons (zie de sectie “Met wie delen wij persoonsgegevens” hieronder).

5.3 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om haar diensten via telefoon aan huurders, verhuurders en affiliates te promoten?

5.3.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden deze verkregen?

Als u huurder, verhuurder of huidige affiliate bent, gebruiken wij de naam en het telefoonnummer die u heeft opgegeven bij aanmelding bij Uniplaces.

Als u een potentiële affiliate bent, gebruiken wij de naam en het telefoonnummer die u ons heeft gegeven.

5.3.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij het promoten van onze service.

Wij controleren uw telefoonnummer altijd tegen relevante telefonie-voorkeursdiensten.

5.3.3 Met wie delen wij persoonsgegevens voor dit doel?

Wij delen deze gegevens niet voor dit doel, behalve met onze leveranciers waar dit nodig is voor het leveren van hun diensten aan ons (zie de sectie “Met wie delen wij persoonsgegevens” hieronder).

5.4 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om advertenties te tonen aan specifieke demografische groepen op advertentieplatforms?

Advertentieplatforms zoals Google en Facebook stellen ons in staat advertenties te richten op bepaalde typen gebruikers, bijvoorbeeld op basis van leeftijd, locatie en interesses.

5.4.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden deze verkregen?

Advertenties worden gericht op basis van persoonsgegevens die het betreffende advertentienetwerk over u heeft.

De advertentienetwerken geven ons geen toegang tot deze gegevens, ze geven ons alleen de mogelijkheid om advertenties te richten op kenmerken van een groep zoals leeftijdscategorie of locatie.

5.4.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat onze marketing gericht is op personen die het meest waarschijnlijk gebruik maken van onze diensten, waardoor onze kosten per conversie afnemen.

U kunt bezwaar maken tegen deze verwerking door uw privacy-instellingen op het betreffende advertentienetwerk aan te passen.

5.4.3 Met wie delen wij persoonsgegevens voor dit doel?

Uniplaces heeft geen toegang tot uw demografische gegevens, deze worden gehouden door het betreffende advertentieplatform (Facebook of Google).

5.5 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om advertenties te tonen aan specifieke betrokkenen?

Wanneer u onze service gebruikt, monitoren en registreren onze advertentienetwerken (Google en Facebook) de pagina's die u bezoekt op onze website via een trackingpixel of cookie zodat wij de advertentienetwerken kunnen vragen advertenties te tonen op basis van de pagina's die u op onze website heeft bezocht.

Bijvoorbeeld, wij kunnen Facebook vragen een bepaalde advertentie te tonen aan gebruikers die recent naar accommodatie in een bepaalde stad hebben gezocht op onze website.

5.5.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden deze verkregen?

Wij plaatsen code op onze website die door de advertentienetwerken wordt geleverd, die ofwel een cookie op uw apparaat plaatst, ofwel een onzichtbare afbeelding bevat, waarmee het advertentienetwerk advertenties kan tonen op basis van de pagina's die u heeft bezocht.

5.5.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is toestemming.

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen, of door uw privacy-instellingen op het betreffende advertentienetwerk aan te passen.

5.5.3 Met wie delen wij persoonsgegevens voor dit doel?

Aangezien de cookie of trackingpixel wordt geplaatst met code van de advertentienetwerken, worden deze gegevens direct met hen gedeeld en heeft Uniplaces er geen directe toegang toe.

5.6 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om “look-a-like” doelgroepen te creëren op advertentienetwerken?

De advertentienetwerken van Uniplaces (zoals Google en Facebook) stellen ons in staat om e-mailadressen van klanten te uploaden, die het advertentienetwerk vervolgens vergelijkt met zijn eigen database.

Het advertentienetwerk bekijkt de demografische gegevens van deze personen en stelt Uniplaces in staat advertenties te tonen aan mensen met vergelijkbare kenmerken.

Uniplaces vraagt het advertentieplatform altijd om de mensen die werden gebruikt om de “look-a-like” doelgroep te maken uit te sluiten van advertenties die op deze manier worden getarget.

5.6.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar worden deze verkregen?

Wij gebruiken het e-mailadres dat u aan ons heeft gegeven bij aanmelding bij Uniplaces.

5.6.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat onze marketing gericht is op personen die het meest waarschijnlijk een boeking zullen maken, waardoor onze kosten per conversie afnemen.

U kunt bezwaar maken tegen deze verwerking door uw privacy-instellingen op het betreffende advertentienetwerk aan te passen.

5.6.3 Met wie delen wij persoonsgegevens voor dit doel?

Deze gegevens worden gedeeld met onze advertentienetwerken (Google en Facebook) voor dit doel.

6. Hoe gebruikt Uniplaces mijn persoonsgegevens als leverancier?

6.1 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om diensten van leveranciers in te kopen en te beheren?

6.1.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

We kunnen alle persoonsgegevens die we van u ontvangen gebruiken, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en, behalve indien u een werknemer bent van een zakelijke leverancier: bankgegevens, details van betalingen die zijn gedaan en ontvangen, en contracten.

We zullen ook persoonsgegevens over u genereren, bijvoorbeeld interne correspondentie over uw prestaties.

6.1.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om onze relatie met u als leverancier te beheren.

6.1.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

We delen deze gegevens niet voor dit doel, behalve met onze leveranciers wanneer dit nodig is voor het leveren van hun dienst aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

7. Hoe gebruikt Uniplaces mijn persoonsgegevens als sollicitant?

Als u solliciteert bij Uniplaces, kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om:

• Met u te corresponderen in verband met uw sollicitatie.
• Uw geschiktheid voor de functie waarop u solliciteert te beoordelen.
• Uw werkvergunning te bevestigen.

U kunt meer informatie vinden over hoe wij dit doen door op de relevante kop hieronder te klikken.

7.1 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om met u te corresponderen in verband met uw sollicitatie?

7.1.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

We bewaren e-mails, brieven en notities van telefoongesprekken die aan u zijn verzonden/gemaakt of van u zijn ontvangen.

7.1.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is dat deze verwerking een noodzakelijke voorbereidende stap is voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst met u.

7.1.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

Deze informatie heeft geen beoogde ontvanger. We bewaren deze informatie.

We kunnen deze gegevens ook delen met onze leveranciers indien nodig voor het leveren van hun dienst aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

7.2 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om uw geschiktheid voor de functie te beoordelen?

Uniplaces bewaart een dossier van uw sollicitatie, inclusief de sollicitatie zelf, aantekeningen van interviews, referenties en andere informatie die tijdens het sollicitatieproces is verzameld om uw sollicitatie te beoordelen.

7.2.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

Uniplaces bewaart een dossier van uw sollicitatie, inclusief uw sollicitatie zelf (verkregen van u of via een agent), interviewnotities (gemaakt door ons personeel), referenties (verkregen van de referenten die u in uw sollicitatie hebt vermeld) en andere informatie verzameld tijdens het sollicitatieproces.

7.2.2 Wat is onze rechtsgrond?

De verwerking van deze persoonsgegevens is een noodzakelijke voorbereidende stap om mogelijk een arbeidsovereenkomst met u aan te gaan. Zonder deze verwerking kunnen we niet doorgaan met uw sollicitatie.

Als uw sollicitatiedossier bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevat, is onze rechtsgrond uw expliciete toestemming.

7.2.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

We kunnen deze gegevens delen voor zover nodig om referenties aan te vragen bij de referenten die u in uw sollicitatie hebt vermeld.

We kunnen deze gegevens ook delen met onze leveranciers indien nodig voor het leveren van hun dienst aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

7.3 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om uw werkvergunning te bevestigen?

7.3.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

Een kopie van uw identiteitsbewijs, inclusief een visum indien relevant, genomen van een origineel dat u aan ons heeft verstrekt.

7.3.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is dat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten.

Voor zover de gegevens bijzondere categorieën van gegevens bevatten, is onze rechtsgrond dat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting in het kader van het arbeidsrecht.

7.3.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

We delen deze gegevens doorgaans niet, tenzij dit wordt gevraagd door een bevoegde autoriteit en met onze leveranciers indien nodig voor het leveren van hun dienst aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

8. Hoe gebruikt Uniplaces anderszins persoonsgegevens bij het voeren van haar bedrijfsvoering?

Kort samengevat, ongeacht of u een verhuurder, huurder of affiliate bent, gebruiken wij persoonsgegevens:

• Om huurders en verhuurders toegang te geven tot de Uniplaces-website.
• Om de huurder of verhuurder (afhankelijk van het geval) te informeren over de identiteit van de andere partij, zodat ieder de identiteit van de ander kan bevestigen bij het inchecken.
• Om boekingen te beheren, inclusief het up-to-date houden van huurders/verhuurders over hun boekingen.
• Om feedback te verkrijgen van huurders en verhuurders over de Uniplaces-dienst.
• Om huurders, verhuurders en partners te vragen enquêtes in te vullen voor marktonderzoeksdoeleinden.
• Om financiële administratie bij te houden.
• Om ons personeel te trainen.
• Om vragen en klachten af te handelen.
• Om juridische claims in te dienen of te verdedigen.

U kunt meer informatie vinden over hoe wij dit doen door op de relevante kop hieronder te klikken.

8.1 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om u in staat te stellen in te loggen op de Uniplaces-website?

8.1.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

We gebruiken het e-mailadres en wachtwoord die u hebt opgegeven bij het aanmelden voor Uniplaces, of als u zich hebt geregistreerd via een social media-account, gebruiken we de autorisatietoken die we van dat platform ontvangen.

8.1.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om onze gebruikers te authentiseren.

8.1.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

We delen deze gegevens niet voor dit doel, behalve met onze leveranciers indien nodig voor het leveren van hun dienst aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

8.2 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om u in staat te stellen de identiteit van verhuurder of huurder te verifiëren?

8.2.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

We gebruiken de naam die u aan ons hebt opgegeven bij het aanmelden voor Uniplaces.

8.2.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons, de huurder en de verhuurder hun gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat de huurder en verhuurder met de juiste persoon te maken hebben bij het inchecken.

8.2.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

We delen de naam van de huurder met de verhuurder en de naam van de verhuurder met de huurder.

We kunnen deze gegevens ook delen met onze leveranciers indien nodig voor het leveren van hun dienst aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

8.3 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om opgegeven, maar niet voltooide boekingen en advertenties te volgen?

8.3.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

Wanneer u slechts gedeeltelijk een boeking of advertentie voltooit.

8.3.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om het aantal niet voltooide boekingen te verminderen.

8.3.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

We delen deze gegevens niet voor dit doel, behalve met onze leveranciers indien nodig voor het leveren van hun dienst aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

8.4 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om feedback van huurders en verhuurders over haar diensten te verkrijgen?

We werken samen met een derde partij, TrustPilot, om beoordelingen over onze dienst te verzamelen.

8.4.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

We gebruiken de naam en het e-mailadres die u bij aanmelding hebt opgegeven.

8.4.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om feedback te ontvangen en onze dienst te verbeteren.

8.4.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

Uniplaces deelt deze informatie met TrustPilot, die u een uitnodiging zal sturen om namens ons een beoordeling in te vullen.

8.5 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om huurders, verhuurders en partners te vragen enquêtes in te vullen voor marktonderzoeksdoeleinden?

8.5.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

We gebruiken de naam en het e-mailadres die u aan ons hebt opgegeven bij het aanmelden.

8.5.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om feedback van onze gebruikers te verkrijgen om de door ons aangeboden dienst te verbeteren.

8.5.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

Uniplaces deelt deze informatie met haar partner voor klantonderzoek, die u een uitnodiging zal sturen om namens ons een enquête in te vullen.

Onze partner verzamelt vervolgens de reacties en deelt geaggregeerde informatie met ons die u niet identificeert.

8.6 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om haar financiële administratie bij te houden?

8.6.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

We genereren gegevens over betalingen die aan en van u zijn gedaan.

8.6.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is dat deze verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen opgelegd door de wet en overheidsinstanties zoals de Belastingdienst.

8.6.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

We kunnen deze informatie delen met de Belastingdienst, maar verder delen we deze gegevens alleen met onze leveranciers indien nodig voor het leveren van hun dienst aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

8.7 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om haar personeel te trainen?

8.7.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

We nemen inkomende en uitgaande telefoongesprekken op.

8.7.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om ons personeel te trainen. We zorgen er altijd voor dat een telefoongesprek geen gevoelige informatie bevat voordat we het voor trainingsdoeleinden gebruiken.

8.7.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

We delen deze gegevens niet voor dit doel, behalve met onze leveranciers indien nodig voor het leveren van hun dienst aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

8.8 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om vragen en klachten af te handelen?

8.8.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

We kunnen alle persoonsgegevens die we van u hebben gebruiken om vragen en klachten af te handelen, maar meestal betreft dit boekingsgegevens, correspondentie tussen ons en informatie die we genereren bij het onderzoeken van uw vraag of klacht.

8.8.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om te zorgen dat vragen en klachten worden opgelost.

Zonder deze verwerking kunnen we uw vraag of klacht niet behandelen.

8.8.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

We delen deze gegevens niet voor dit doel, behalve met onze leveranciers indien nodig voor het leveren van hun dienst aan ons (zie de sectie "Met wie we persoonsgegevens delen" hieronder).

8.9 Hoe gebruikt Uniplaces persoonsgegevens om juridische claims in te dienen of te verdedigen?

8.9.1 Welke persoonsgegevens worden gebruikt en waar komen deze vandaan?

We kunnen alle persoonsgegevens die we van u hebben gebruiken om juridische claims in te dienen of te verdedigen, inclusief correspondentie, telefoonopnames, betalingsgegevens en details van diensten die wij aan u hebben geleverd of die u aan ons hebt geleverd.

8.9.2 Wat is onze rechtsgrond?

Onze rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om potentiële juridische claims in te dienen en te verdedigen.

8.9.3 Met wie delen we persoonsgegevens voor dit doel?

We kunnen deze gegevens delen met externe adviseurs om advies van hen te verkrijgen met betrekking tot een claim.

10. Met wie deelt Uniplaces persoonsgegevens?

Uniplaces kan intern persoonsgegevens delen voor trainingsdoeleinden zodat medewerkers hun rol kunnen uitvoeren.

Extern kan Uniplaces persoonsgegevens delen met derden voor specifieke doeleinden, zoals beschreven in bovenstaande secties. Ook kan het persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

dienstverleners, bijvoorbeeld:

bedrijven die onze IT-infrastructuur hosten en beheren

bedrijven die ons cloudgebaseerde IT-systemen leveren, zoals ons CRM-systeem of e-mailbezorgingssysteem

externe adviseurs, zoals IT-consultants, accountants en advocaten.

Wanneer wij persoonsgegevens delen met dienstverleners, zorgen wij er altijd voor dat deze dienstverleners contractueel verplicht zijn persoonsgegevens uitsluitend te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Uniplaces en de privacywetgeving.

regelgevende instanties, wetshandhavingsinstanties, inlichtingendiensten en andere overheidsinstanties, wanneer zij hierom verzoeken

potentiële kopers of investeerders in ons bedrijf, indien nodig in het kader van due diligence, onder passende vertrouwelijkheidsafspraken (zoals een geheimhoudingsovereenkomst).

11. Verstrekt Uniplaces persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte?

Uniplaces slaat persoonsgegevens over het algemeen op en verwerkt deze binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Echter, in sommige gevallen kunnen dienstverleners persoonsgegevens buiten de EER overdragen.

Wanneer zij dat doen, vereist Uniplaces dat deze dienstverleners handelen in overeenstemming met de privacywetgeving, doorgaans door het sluiten van standaard contractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Unie en die een gelijkwaardige bescherming bieden als wanneer de persoonsgegevens binnen de EER zouden blijven.

Wij kunnen op verzoek meer informatie verstrekken over de landen buiten de EER waarnaar wij persoonsgegevens overdragen.

12. Wat zijn mijn rechten met betrekking tot de verwerking van mijn persoonsgegevens door Uniplaces en hoe oefen ik deze uit?

De wet geeft u bepaalde rechten met betrekking tot de informatie die wij over u bewaren. Hieronder volgt een korte samenvatting van deze rechten.

12.1 Toegang.

U hebt het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij van u bewaren. Voor extra kopieën kunnen wij een redelijke vergoeding vragen op basis van onze administratiekosten. Als de gegevens door u aan ons zijn verstrekt, hebt u het recht om deze in een gangbaar elektronisch formaat te ontvangen en aan anderen te verstrekken indien gewenst.

12.2 Correctie.

U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens die wij over u bewaren te laten corrigeren. Dit recht geldt niet voor meningen, zoals beoordelingen die zijn gegeven over u als verhuurder of huurder, of beslissingen over geschiktheid.

12.3 Verwijdering.

In bepaalde beperkte gevallen hebt u het recht om de persoonsgegevens die wij over u bewaren te laten wissen (het recht op “vergetelheid”). Dit recht geldt niet wanneer wij een geldige wettelijke reden hebben om de gegevens te bewaren.

12.4 Bezwaar.

U hebt het recht bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij de verwerking baseren op “gerechtvaardigde belangen”, maar wij kunnen doorgaan met de verwerking als onze belangen zwaarder wegen dan uw bezwaar.

12.5 Afmelding marketing.

U hebt het recht om te eisen dat wij stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden. De snelste en makkelijkste manier om u af te melden is via de “unsubscribe”-links in onze communicatie, maar u kunt ook rechtstreeks contact met ons opnemen.

12.6 Tijdelijke beperking.

U hebt in sommige gevallen het recht om te verzoeken om een tijdelijke beperking op de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u de juistheid betwist of als wij de verwerking baseren op gerechtvaardigde belangen en u dit betwist.

12.7 Intrekking van toestemming.

Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, hebt u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken, waarna wij deze verwerking stoppen, tenzij wij een andere wettelijke grondslag hebben om door te gaan.

De makkelijkste manier om uw rechten uit te oefenen staat in de betreffende sectie hierboven, maar u kunt ook:

• email ons op dataprotection@uniplaces.com
• schrijf naar ons op Uniplaces, 107-111 Fleet Street, London, EC4A 2AB, Verenigd Koninkrijk.

Houd er rekening mee dat wij u kunnen vragen uw identiteit te bewijzen voordat wij enige actie ondernemen naar aanleiding van uw verzoek, om uw privacy te beschermen.

13. Hoe en wanneer zal Uniplaces wijzigingen aan deze gids aanbrengen?

Wij kunnen deze privacygids van tijd tot tijd bijwerken door deze webpagina te wijzigen.

Wanneer wij deze gids bijwerken met geheel nieuwe persoonsgegevens of het gebruik van bestaande persoonsgegevens op een geheel nieuwe manier, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via het e-mailadres dat wij van u hebben, indien aanwezig.

Deze gids is voor het laatst bijgewerkt op 24 mei 2018.